راهنمای عملی استفاده از اتوماسیون

اتوماسیون هفت اقلیم به درد چه کسانی می‌خورد؟
۱۰ کاربرد واقعی در کار و زندگی
مقدمه: آیا اتوماسیون فقط برای شرکت‌های بزرگ است؟
وقتی صحبت از اتوماسیون می‌شود، ممکن است تصور کنیم با ابزاری روبه‌رو هستیم که فقط برای سازمان‌های بزرگ، شرکت‌های پرکارمند یا مجموعه‌های دارای واحد فناوری اطلاعات کاربرد دارد.
اما واقعیت این است که نیاز به سامان‌دهی امور، به بزرگی یک سازمان بستگی ندارد.
یک مدیر شرکت ممکن است بخواهد پروژه‌هایش را منظم‌تر مدیریت کند. یک وکیل باید بتواند اسناد و سوابق پرونده‌های مختلف را پیگیری کند. یک پیمانکار ممکن است به ثبت رویدادهای پروژه و نگهداری مدارک مرتبط نیاز داشته باشد. حتی یک فرد عادی ممکن است بخواهد اسناد مهم، امور شخصی و کارهایی را که نباید فراموش کند، در ساختاری منظم قرار دهد.
در همه این موقعیت‌ها، یک مسئله مشترک وجود دارد: چگونه اطلاعات، اسناد، اشخاص و کارهای مرتبط با یک موضوع را کنار هم قرار دهیم و پیگیری آن موضوع را آسان‌تر کنیم؟
«اتوماسیون هفت اقلیم» برای کمک به سامان‌دهی و پیگیری چنین اموری فراهم شده است. در ادامه، ده کاربرد واقعی آن را بررسی می‌کنیم.
کاربرد اول: مدیرانی که می‌خواهند امور شرکت را منظم‌تر مدیریت کنند
فرض کنید مدیر یک شرکت هستید و چند پروژه یا موضوع کاری به‌طور هم‌زمان در جریان است.
هر پروژه اسناد، اشخاص، رویدادها و وظایف خاص خود را دارد. بخشی از اطلاعات نزد شماست، بخشی نزد همکارانتان و بخشی نیز در پوشه‌ها، پیام‌ها و فایل‌های مختلف قرار گرفته است.
در چنین شرایطی، پاسخ به پرسش‌های ساده‌ای مانند «آخرین وضعیت این موضوع چیست؟»، «چه کسی مسئول این کار است؟» یا «مدرک مربوط به این تصمیم کجاست؟» ممکن است زمان زیادی بگیرد.
در اتوماسیون هفت اقلیم می‌توانید پروژه‌ها و موضوعات کاری را تعریف کنید، اشخاص مرتبط را مشخص سازید، اسناد و رویدادها را ثبت کنید و وظایف را به افراد واگذار کنید.
ارزش این کاربرد: کمک به ایجاد ساختاری روشن‌تر برای اطلاعات و پیگیری مسئولیت‌ها، به‌جای اتکای صرف به حافظه افراد و ارتباطات پراکنده.
کاربرد دوم: پیمانکارانی که باید سوابق پروژه را حفظ کنند
در پروژه‌های پیمانکاری، گاهی یک نامه، صورت‌جلسه، دستور کار، گزارش یا رویداد می‌تواند در ادامه پروژه اهمیت زیادی پیدا کند.
اگر اسناد و رویدادها بدون ساختار مشخص نگهداری شوند، پیدا کردن مدارک مرتبط و بازسازی زنجیره وقایع دشوار خواهد شد.
برای مثال، پیمانکاری را تصور کنید که می‌خواهد مکاتبات، رویدادها، اشخاص مرتبط و اسناد یک پروژه را در ارتباط با همان پروژه نگهداری کند.
او می‌تواند پروژه را در سامانه تعریف کند، پرونده‌های مرتبط را سامان دهد، رویدادها و مستندات را ثبت کند و وظایف پیگیری را مشخص سازد.
ارزش این کاربرد: سامان‌دهی بهتر سوابق پروژه و آسان‌ترشدن دسترسی به اطلاعات مرتبط هنگام بررسی وضعیت کار یا پیگیری موضوعات.
البته ثبت اطلاعات به‌تنهایی جایگزین رعایت تشریفات قراردادی، ارسال رسمی مکاتبات یا نگهداری نسخه‌های معتبر اسناد نیست؛ بلکه می‌تواند در کنار آن‌ها به نظم‌بخشی فرایند کار کمک کند.
کاربرد سوم: وکیلان و مشاورانی که چند پرونده را هم‌زمان پیگیری می‌کنند
وقتی چند پرونده یا موضوع مشاوره‌ای به‌طور هم‌زمان در جریان باشد، هرکدام به اسناد، اشخاص، سوابق و اقدامات خاص خود نیاز دارد.
تصور کنید مشاوری هستید که باید وضعیت چند پرونده را دنبال کنید و برای هرکدام بدانید چه مدارکی وجود دارد، چه رویدادهایی ثبت شده‌اند و چه اقداماتی باید انجام شوند.
در اتوماسیون هفت اقلیم می‌توانید برای موضوعات مختلف، پرونده‌های جداگانه تعریف کنید، اسناد و رویدادهای مرتبط را ثبت کنید و وظایف لازم برای پیگیری را سامان دهید.
در صورت نیاز، امکان تعریف دسترسی متناسب برای اشخاص مرتبط نیز وجود دارد.
ارزش این کاربرد: ایجاد نظم بیشتر در مدیریت اطلاعات و پیگیری پرونده‌ها، بدون آنکه لازم باشد همه جزئیات را صرفاً در ذهن خود نگه دارید.
کاربرد چهارم: مشاوران و متخصصان مستقل
همه کسانی که با چند مشتری یا موضوع کاری سروکار دارند، الزاماً شرکت یا دفتر بزرگی ندارند.
یک مهندس مشاور، حسابدار، کارشناس فنی یا متخصص مستقل ممکن است هم‌زمان چند مأموریت داشته باشد. هر مأموریت نیز اسناد، افراد، وظایف و موعدهای پیگیری خود را دارد.
برای نمونه، یک مشاور می‌تواند برای هر موضوع کاری ساختار مستقلی ایجاد کند، مدارک مرتبط را در آن قرار دهد، وظایف را ثبت کند و رویدادهای مهم را نگه دارد.
ارزش این کاربرد: مدیریت منظم‌تر کارها و سوابق حرفه‌ای، حتی برای کسانی که به‌تنهایی یا با تیمی کوچک فعالیت می‌کنند.
کاربرد پنجم: کسب‌وکارهای کوچک و تیم‌های کم‌تعداد
در کسب‌وکارهای کوچک، ممکن است چند نفر مسئولیت‌های متعددی بر عهده داشته باشند. گاهی وظیفه‌ای در گفت‌وگو مطرح می‌شود، اما مسئول آن دقیق مشخص نمی‌شود؛ یا همه تصور می‌کنند شخص دیگری کار را پیگیری خواهد کرد.
در چنین وضعیتی، ثبت وظایف و مشخص‌کردن مسئول هر اقدام می‌تواند مفید باشد.
با استفاده از اتوماسیون هفت اقلیم می‌توانید وظایف را تعریف و به اشخاص واگذار کنید و برای پیگیری به‌موقع آن‌ها از یادآوری‌های سامانه استفاده کنید.
ارزش این کاربرد: روشن‌ترشدن مسئولیت‌ها و کاهش اتکا به توافق‌های شفاهی و حافظه اعضای تیم.
البته سامانه به‌تنهایی تضمین نمی‌کند که همه وظایف به‌موقع انجام شوند؛ انجام کار همچنان به مسئولیت‌پذیری افراد و پیگیری مناسب نیاز دارد.
کاربرد ششم: کارشناسان و افرادی که فقط باید به بخشی از اطلاعات دسترسی داشته باشند
گاهی لازم است اطلاعات یک موضوع را با شخص دیگری به اشتراک بگذاریم، اما نمی‌خواهیم او به همه اطلاعات مجموعه دسترسی داشته باشد.
برای مثال، یک کارشناس بیرونی ممکن است فقط برای بررسی یک پرونده دعوت شود. یا یک همکار باید اسناد مشخصی را ببیند و درباره همان موضوع گزارش ارائه کند.
در اتوماسیون هفت اقلیم می‌توان دسترسی افراد را متناسب با موضوع و حدود مسئولیتشان تنظیم کرد؛ از جمله دسترسی به پروژه، پرونده یا اسناد مشخص.
ارزش این کاربرد: امکان همکاری هدفمندتر، بدون آنکه اشتراک‌گذاری اطلاعات الزاماً به معنای دسترسی نامحدود باشد.
تنظیم دقیق مجوزها و بررسی دسترسی‌های اعطاشده اهمیت دارد؛ به‌خصوص زمانی که اطلاعات محرمانه یا حساس در میان است.
کاربرد هفتم: افرادی که چند موضوع مهم را هم‌زمان پیگیری می‌کنند
تصور کنید چند موضوع اداری، مالی، قراردادی یا شخصی دارید که هرکدام به مدارک و اقدامات متفاوتی نیاز دارند.
اگر همه این موضوعات در یک پوشه یا فهرست نامرتب قرار بگیرند، تشخیص اینکه هر مدرک یا اقدام به کدام موضوع مربوط است، دشوار می‌شود.
در سامانه می‌توانید برای موضوعات خود پرونده‌های جداگانه ایجاد کنید، اسناد مرتبط را قرار دهید، رویدادها را ثبت کنید و اقدامات لازم را به‌صورت وظیفه دنبال کنید.
ارزش این کاربرد: کاهش اختلاط اطلاعات و ایجاد ساختاری مشخص برای هر موضوع، به‌ویژه زمانی که چند پیگیری به‌طور هم‌زمان در جریان است.
کاربرد هشتم: افرادی که می‌خواهند اسناد شخصی خود را سامان دهند
اسناد هویتی، مدارک ملکی، قراردادهای شخصی، رسیدها و مدارک مرتبط با امور مختلف، ممکن است در تلفن همراه، رایانه، پوشه‌های کاغذی یا چند فضای ذخیره‌سازی پراکنده باشند.
مشکل زمانی آشکار می‌شود که به یک سند مشخص نیاز پیدا می‌کنیم و نمی‌دانیم آن را کجا ذخیره کرده‌ایم.
اتوماسیون هفت اقلیم امکان سامان‌دهی اسناد در ارتباط با پرونده‌ها و موضوعات مربوط به آن‌ها را فراهم می‌کند.
برای مثال، می‌توانید یک موضوع شخصی تعریف کنید و مدارک مرتبط با آن را در ساختار همان موضوع قرار دهید.
ارزش این کاربرد: دسترسی منظم‌تر به اسناد و ارتباط روشن‌تر میان هر مدرک و موضوعی که به آن مربوط است.
در نگهداری اسناد حساس، باید به محرمانگی، تنظیم دسترسی‌ها و حفظ نسخه پشتیبان مناسب نیز توجه داشت.
کاربرد نهم: افرادی که می‌خواهند رویدادها و سوابق یک موضوع را ثبت کنند
بعضی موضوعات فقط به اسناد محدود نمی‌شوند؛ بلکه ترتیب وقایع، زمان وقوع رویدادها و اشخاص مرتبط نیز اهمیت دارند.
برای نمونه، ممکن است در جریان یک همکاری، معامله، فعالیت کاری یا موضوع شخصی، لازم باشد بدانید چه اتفاقی افتاده، چه افرادی در آن نقش داشته‌اند و چه مدارکی به آن مربوط است.
در اتوماسیون هفت اقلیم می‌توانید رویدادها را ثبت کنید و اشخاص و اسناد مرتبط با آن‌ها را مشخص سازید.
ارزش این کاربرد: نگهداری ساختاریافته‌تر سوابق و کمک به مرور مسیر طی‌شده، به‌جای تکیه صرف بر خاطرات یا پیام‌های پراکنده.
کاربرد دهم: افرادی که نمی‌خواهند کارهای مهم از یادشان برود
گاهی مسئله اصلی، نداشتن اطلاعات نیست؛ بلکه فراموش‌شدن اقدام بعدی است.
باید با شخصی تماس بگیریم، سندی را بررسی کنیم، موضوعی را پیگیری کنیم یا کاری را در زمان مناسب انجام دهیم. اگر این موارد صرفاً در ذهنمان بمانند، احتمال فراموشی افزایش می‌یابد.
با تعریف وظایف و استفاده از امکانات یادآوری سامانه، می‌توانیم بخشی از پیگیری‌های خود را ثبت کنیم و برای انجام به‌موقع آن‌ها برنامه داشته باشیم.
ارزش این کاربرد: تبدیل بخشی از مسئولیت‌های ذهنی به وظایف ثبت‌شده و قابل پیگیری.
یادآوری ابزار کمکی است؛ برای کارهای حساس و موعدهای قانونی، بهتر است از روش‌های پشتیبان و تقویم‌های قابل اتکای خود نیز استفاده کنید.
آیا برای استفاده از اتوماسیون باید همه امور را وارد سامانه کنیم؟
خیر. لازم نیست از روز اول همه اطلاعات، اسناد و فعالیت‌های خود را به سامانه منتقل کنید.
بهتر است با یک موضوع واقعی آغاز کنید؛ موضوعی که پراکندگی اطلاعات یا دشواری پیگیری آن را تجربه کرده‌اید.
برای مثال:
• یک پروژه یا مأموریت کاری؛
• یک پرونده یا موضوع نیازمند پیگیری؛
• مجموعه‌ای از اسناد مرتبط با یک موضوع؛
• چند وظیفه که باید میان افراد تقسیم شوند؛
• رویدادهایی که ثبت سوابق آن‌ها اهمیت دارد.
ابتدا همان موضوع را تعریف کنید و اطلاعات مرتبط را به‌تدریج سامان دهید. وقتی کاربرد سامانه در کار واقعی برایتان روشن شد، می‌توانید بخش‌های دیگر امور خود را نیز وارد ساختار مناسب کنید.
از کجا شروع کنیم؟
برای شروع استفاده از اتوماسیون هفت اقلیم، لازم نیست مدیر یک شرکت باشید، تیم بزرگی داشته باشید یا متخصص فناوری اطلاعات باشید.
کافی است موضوعی را انتخاب کنید که به سامان‌دهی اطلاعات، اسناد، اشخاص، رویدادها یا وظایف آن نیاز دارید.
سپس:
۱. در اتوماسیون هفت اقلیم ثبت‌نام کنید.
۲. یک پروژه یا پرونده واقعی تعریف کنید.
۳. اسناد و اشخاص مرتبط را اضافه کنید.
۴. در صورت نیاز، رویدادها و وظایف را ثبت کنید.
۵. از امکانات دسترسی و یادآوری متناسب با نیاز خود استفاده کنید.
برای آشنایی مرحله‌به‌مرحله با هر قابلیت، به بخش «راهنمای عملی اتوماسیون» در آکادمی هفت اقلیم مراجعه کنید.
اتوماسیون هفت اقلیم؛ از پراکندگی تا سامان‌دهی
هر فرد و هر مجموعه‌ای، متناسب با شرایط خود، با مسائل متفاوتی روبه‌روست؛ اما نیاز به نظم، دسترسی مناسب به اطلاعات و پیگیری امور، نیازی مشترک است.
اتوماسیون هفت اقلیم بستری فراهم می‌کند تا بتوانید پروژه‌ها، پرونده‌ها، اسناد، اشخاص، رویدادها و وظایف خود را در ساختاری یکپارچه‌تر مدیریت کنید.
لازم نیست از همه امکانات شروع کنید؛ از یک مسئله واقعی شروع کنید.
اتوماسیون هفت اقلیم را امتحان کنید و ببینید چگونه می‌توانید امور خود را منظم‌تر دنبال کنید.
اتوماسیون هفت اقلیم؛ بستری برای سامان‌دهی و پیگیری امور شما.